Az Accessben az adatok szűrése és rendezése a relációs adatbázisok kezelésének legfontosabb feladata. Enélkül a releváns információk megtalálása megoldhatatlan feladat. A nézeteket, lekérdezéseket és jelentések és szűrések csak a szükséges információkat jelenítik meg. A szűrők és a rendezés lehetővé teszik az adatok strukturálását.
Szűrő Ez azt jelenti, hogy a képernyőn csak azokat a rekordokat jelenítjük meg, amelyek megfelelnek egy vagy több kritériumnak, a többit pedig ideiglenesen épen elrejtjük. Rendelés Ez a rekordok elrendezésének egy vagy több mező értéke szerinti átrendezéséből áll, növekvő vagy csökkenő sorrendben. Mindkét művelet fizikailag nem módosítja a táblázatban tárolt adatokat, csak azt változtatja meg, hogy azok hogyan jelennek meg a munkanézetben. 
Hol alkalmazhatok szűrőket és rendezéseket az Accessben? Gyakorlatilag bármilyen Access-objektum – táblázatok, lekérdezések, űrlapok és jelentések – lehetővé teszi az adatok szűrését és/vagy rendezését. Az objektumtól függően egyes függvények könnyebben elérhetők,
vagy eltérő testreszabási lehetőségeket kínálnak. Például:
vagy eltérő testreszabási lehetőségeket kínálnak. Például:
Lekérdezések: A szűrés maga a lekérdezés része lehet (feltételek a tervezési sorban).
Űrlapok: Nagyon kényelmes vizuális vagy űrlap szerinti szűréshez, a végfelhasználó számára tervezve.
jelentések: lehetővé teszi szűrők alkalmazását az előnézetben nyomtatás vagy exportálás előtt.
Az Access által kínált különböző szűrőtípusok hozzáférési szűrők Az Access számos szűrőmechanizmust integrál, hogy alkalmazkodjon a különböző forgatókönyvekhez és tapasztalati szintekhez. Válassza ki a legmegfelelőbb szűrőtípust a keresés összetettsége alapján:
Gyakori szűrők
Ezek a leggyorsabbak és legközvetlenebbek, mivel az Access előre beállított beállításokat kínál az oszlop adattípusa alapján. Nem kell feltételeket vagy képleteket írni. Egyszerűen: Kattintson a szűrni kívánt oszlop vagy mező fejlécében található legördülő menüre. Kijelölhet/megszüntethet bizonyos elemeket, szűrhet tartományok vagy adott feltételek, például „egyenlő”, „tartalmaz”, „ezzel kezdődik”, „nagyobb, mint” stb. szerint. Dátummezők esetén szűrőket találhat időszak, hónap, dátumok közötti idő, ma, tegnap, múlt hét stb. szerint. Ha az „(Üresek)” lehetőséget választja, kiszűri az üres vagy null rekordokat az adott mezőben. Mire használhatók az F1–F12 billentyűk a billentyűzeten: teljes útmutató Ez a módszer ideális gyors áttekintésekhez, vagy ha csak egy egyszerű kritérium alapján kell szűrni. Szűrés kijelölés szerint Lehetővé teszi egy adott érték alapján szűrést egyszerűen a cellában való kijelöléssel. Ha például egy adott névre kattint, és a „Szűrés kijelölés szerint” lehetőséget választja, az Access elrejti az összes rekordot, kivéve azokat, amelyek pontosan ezt az értéket tartalmazzák az adott mezőben. A következőket teheti: Jelöljön ki egy szót, a szöveg egy részét, egy dátumot vagy egy számot, és szűrjön a kijelölés szerint (kezdet, vég, tartalmazza stb.).
Több szűrő kombinálásával további mezőket választhat ki az eredmény finomításához.
A szűrő eltávolításához egyszerűen kattintson a „Szűrő be-/kikapcsolása” vagy az „Összes szűrő törlése” gombra a Kezdőlap lapon, a Rendezés és szűrés csoportban.
Szűrés űrlap szerint
Ez a szűrőtípus különösen hatékony olyan rekordok keresésére, amelyek több feltételnek is megfelelnek különböző mezőkben. Az Access létrehoz egy üres űrlapot vagy adatlapot, ahol kitöltheti a mezőket a keresni kívánt értékekkel (néhányat üresen hagyhat, és csak a szükségeseket töltheti ki). Ideális összetett keresésekhez, például:
Minden olyan személy, akinek a városa „Madrid”, és akinek a beosztása „Menedzser”.
Az „VAGY” fül segítségével alternatív kereséseket is végezhet, azaz megjelenítheti azokat a rekordokat, amelyek megfelelnek az egyik vagy a másik kritériumkészletnek (pl.: Ország = „Spanyolország” VAGY Ország = „Franciaország”).
Mint minden más módban, a szűrő eltávolítása olyan egyszerű, mint a „Szűrő be-/kikapcsolása” gomb újbóli megnyomása. Speciális szűrő A speciális mód áll legközelebb a lekérdezések tervezéséhez, lehetővé téve összetett és egyéni feltételek megadását a tervezőrácsban. Ajánlott, ha van tapasztalata a kifejezésekkel és kritériumokkal. Nyissa meg a „Rendezés és szűrés” csoporton belüli „Speciális szűrő vagy rendezés” opciót. Adja hozzá a szűrni kívánt mezőket a rácshoz, és adja meg a feltételeket a „Feltételek” sorban (logikai operátorokat, függvényeket, kifejezéseket használhat, mint a lekérdezésekben). Használja az „VAGY” sort, ha alternatív kritériumokat szeretne megadni.
Betölthet feltételeket egy korábbi lekérdezésből, vagy mentheti ezt a szűrőt új lekérdezésként későbbi használatra. Szűrők alkalmazása lépésről lépésre az objektum típusa szerint Szűrés táblázatokban
Tegyük fel, hogy van egy táblázatod az alkalmazottakról, és csak azokat szeretnéd látni, akiknek a fizetése meghaladja az 50.000 eurót: Nyissa meg a táblázatot Adatlap nézetben. Kattintson a „Fizetés” oszlopfejlécben található nyílra. Válassza a „Számszűrők” lehetőséget, majd a „Nagyobb, mint” lehetőséget, és írja be az 50000 értéket. Az Access csak azokat az alkalmazottakat fogja megjeleníteni, akik megfelelnek a feltételnek. Más oszlopok szűrőit is kombinálhatja, például: részleg = 'Értékesítés' ÉS fizetés > 50000, az űrlapszűrő használatával.
Szűrés lekérdezésekben
A lekérdezések lehetővé teszik a feltételek közvetlen beépítését a tervezősorba, így a lekérdezés minden futtatásakor az Access csak a szűrt adatokat jeleníti meg. Például az 1000 eurónál nagyobb eladások megtekintéséhez:
Nyissa meg a lekérdezést tervező nézetben.
A „Kritériumok” sorban az „Összeg” mező alatt írja be: „>1000”.
Futtassa a lekérdezést úgy, hogy csak az egyező eredményeket adja vissza.
Több kritériumot kombinálhatsz az „ÉS” vagy „VAGY” operátorral a további finomítás érdekében.
Adatok szűrése űrlapokon
Az űrlapok intuitív felhasználói élményt nyújtanak. A szűrés innen egyszerűen elvégezhető: kattintson az Önt érdeklő adatokra, és alkalmazza a szűrőt, vagy használja az űrlapszűrőt a speciális keresésekhez.
VirtualBox mester: Alapvető parancsok és gyakorlati példák magyarázata
Szűrők a jelentésekben Ha van egy jelentésed (például egy alkalmazotti lista), akkor a nyomtatás előtt szűrhetsz a jelentésnézetből:
Kattintson jobb gombbal az adatra (pl. vezetéknév), és válassza a „Szövegszűrők > Ezzel kezdődik” lehetőséget. Írd be a betűt vagy szöveget, és fogadd el. A jelentést úgy nyomtathatja ki, hogy csak a pillanatnyilag szükséges adatokat szűri ki. A szűrő lekérdezésként való mentéséhez és újbóli felhasználásához használja a menüszalag „Szűrő vagy speciális rendezés” funkcióját.
Szűrők eltávolítása vagy újbóli alkalmazása
Egy szűrő eltávolítása azonnal elvégezhető: egyszerűen kattintson a felső eszköztáron található „Szűrő be-/kikapcsolása” gombra. Ez ideiglenesen eltávolítja a szűrőt, de menti, így egy másik kattintással újraaktiválhatja. Ha a szűrő törlését választja (az „Összes szűrő törlése” paranccsal), az Access elfelejti a kijelölést, és újra kell alkalmaznia, ha a jövőbeni munkamenetekben szüksége lesz rá.
Szűrők mentése újrafelhasználáshoz
Az Access megjegyzi az aktív szűrőket, amikor bezárja a táblázatokat, űrlapokat vagy jelentéseket, így a következő munkamenetben automatikusan újra alkalmazhatja ugyanazt a szűrőt.
Annak biztosítására, hogy egy szűrő mindig alkalmazásra kerüljön egy objektum megnyitásakor, lépjen a tulajdonságlapra, és engedélyezze a „FilterOnLoad” opciót.
További információ az Accessben az adatok szűrésére és rendezésére szolgáló speciális lekérdezésekről..
Gyakorlati példák az Accessben a szűrésre
Egyszerű szűrés
Ha van rendelési táblázatod, és csak az elmúlt hónapban leadottakat szeretnéd látni:
Szűrje a „Rendelés dátuma” oszlopot a megfelelő hónap kiválasztásával a dátumszűrőkben.
Összetett vagy egyéni szűrés
Csak azokat az alkalmazottakat lásd, akiknek a fizetése meghaladja az 50.000 XNUMX eurót és akik értékesítési területen dolgoznak:
Alkalmazd az összetett szűrőt a speciális menüből: fizetés > 50000 ÉS részleg = 'Értékesítés'.
Vagy, ha úgy tetszik, használhatja a lehetőséget, mindkét mezőt kitöltve a kívánt értékekkel.
Jelentések szűrése nyomtatáshoz
Jelentés szűrése úgy, hogy csak egy adott városból származó ügyfelek jelenjenek meg:
Nyissa meg a jelentést nyomtatási nézetben, kattintson a város mezőre, és használja az „Egyenlő” vagy a „Tartalmaz” szövegszűrőt.
Szükség szerint nyomtassa ki vagy exportálja a szűrt jelentést.
Adatok rendezése az Accessben
Az adatok rendezése ugyanolyan fontos a megjelenítés és a megértés szempontjából, legyen szó táblázatokról, lekérdezésekről vagy jelentésekről.
Táblázatok szerinti rendezés
Nyissa meg a táblázatot Adatlap nézetben.
Kattintson a rendezni kívánt oszlop fejlécére.
Kattintson a növekvő (AZ) vagy csökkenő (ZA) rendezés ikonra.
Több oszlop szerint is rendezhet, de a fő oszlop lesz először kiválasztva.
Rendezés lekérdezések szerint
Tervező nézetben, a „Rendezés” sorban válassza ki, hogy egy vagy több mező szerint növekvő vagy csökkenő sorrendben szeretne-e rendezni.
Például: Rendezze először a termék nevét (növekvő), majd a dátumot (csökkenő) a termékek legutóbbi eladásainak elemzéséhez.
Rendezés a jelentésekben
A rendezési beállításokat a jelentés tulajdonságainál érheti el, vagy a Tervező nézetben adhat meg többmezős rendezési feltételeket.
Szűrők és rendezések kombinálása a speciális elemzéshez
Az Access igazi ereje a szűrés és a rendezés kombinálásában rejlik, így testreszabott nézeteket hozhat létre, amelyek lehetővé teszik a trendek feltárását vagy a vállalkozás mélyreható elemzését.
Először szűrje le a kulcsfontosságú adatokat a nézet szűkítéséhez, például a 2000 euró feletti eladásokra.
Ezután rendezzen dátum, alkalmazott, termék vagy bármely más releváns mező szerint.
Ezt a konfigurációt lekérdezésként mentheti, hogy szükség esetén újra felhasználhassa.
Hogyan javítsuk ki az írásvédett fájlrendszer hibáját
Konfiguráció megőrzése és újrafelhasználása
Sok felhasználó nincs tisztában azzal, hogy az Access lehetővé teszi a szűrési és rendezési beállítások mentését, név hozzárendelését, és a jövőbeli munkamenetekben a közvetlen hozzáférést ehhez az egyéni nézethez. Használja ki ezt a funkciót, hogy mindig elemezze a kulcsfontosságú adatokat anélkül, hogy mindent újra kellene konfigurálnia a nulláról.
Űrlapok szűrői és rendezési lehetőségei, valamint felhasználói élményük
Az űrlapokon szűrőket alkalmazhat magáról a felületről, intuitív menük vagy közvetlen keresési mezők segítségével.
Jelölje ki a mezőt vagy értéket, és szűrje le a helyi menüből.
Használjon űrlapszűrőket, ha több mezőben kell kombinálnia a feltételeket.
A beállítások az eszköztáron, a gyors elérésű menüszalagokon vagy az űrlapspecifikus menükben találhatók. Gyakorlatok és esettanulmányok a szűrés és rendezés elsajátításához
Hogy teljes mértékben megértsd az Access sokoldalúságát, íme néhány gyakorlat és esettanulmány, amelyek segíthetnek a gyakorlásban:
interaktív gyakorlatok
Üzlet készlete: Szűrje le a 10 darabnál kevesebb raktáron lévő termékeket, és rendezze őket csökkenő ár szerint. Projektmenedzsment: Csak a függőben lévő feladatokat jelenítse meg, és rendezze őket növekvő határidő szerint. Ügyfélkövetés: Szűrje ki azokat az ügyfeleket, akiknek az utolsó vásárlása több mint három hónapja történt, és rendezze őket tagsági állapot szerint.
Tanulmányi esetek
HR: Szűrje az értékesítési osztály alkalmazottait, és rendezze őket csökkenő fizetés szerint.
Értékesítési elemzés: Csak az utolsó negyedév eladásait szűrheti, és rendezheti őket csökkenő mennyiség szerint.
Haladó tippek és bevált gyakorlatok a big data kezeléséhez Ha az adatbázis növekedni kezd, és a szűrés vagy a rendezés eltart egy ideig, vegye figyelembe az alábbi javaslatokat: Jól konfigurált indexek: Indexelje azokat az oszlopokat, amelyek a leggyakrabban szűrnek és rendeznek a keresések felgyorsítása érdekében. Először a szűrőt alkalmazd, majd a rendezést: Kevesebb rekord feldolgozása mindig gyorsabb. Kerüld a túl bonyolult szűrőket egyetlen lekérdezésben. Bontsd le őket egyszerűbb lekérdezésekre, és szükség esetén később kombináld őket. Csak a megjeleníteni kívánt oszlopokat jelölje ki; a hatékonyság növelése érdekében kerülje az „összes kijelölése” lehetőséget. Tervező nézetben tiltsa le az automatikus frissítést nagyon összetett lekérdezések esetén, és dolgozzon egy mintával. Ha sok adatot kezel, érdemes lehet az információkat több kapcsolódó táblázatba osztani. Az Access szűrőinek további funkciói Ne felejtsd el, hogy az Access egy tölcsér ikonnal mutatja az oszlopfejlécben és a rekord navigációs sávján, ha van aktív szűrő. Ha egy szűrt mező fejléce fölé viszi az egérmutatót, egy elemleírás jelenik meg az aktuálisan alkalmazott szűrőfeltételekkel. Ez hasznos a feltételek gyors előhívásához anélkül, hogy az összes beállítást át kellene tekinteni.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése