SWOT elemzés alkalmazása a könyvtárakban

A fontosabb döntések meghozatala előtt, vagy pályázatok támogatásához, elengedhetetlen feladat a SWOT elemzés készítése. Az elemzések segítségével képet kaphatunk könyvtárunk erősségéről és gyenge pontjairól, megismerhetjük lehetőségeinket és képek kaphatunk az esetleges veszélyekről is. Feltérképezhetjük vele a szolgáltatásaink színvonalát, megismerhetjük, hogy mely feladatokra kell nagyobb hangsúlyt fektetni, milyen változásokat igényel a könyvtár stratégiai szempontból. A mozaikszó jelentése: Strengths – erősségek,Weaknesses – gyengeségek, Opportunities – lehetőségek, Threats – veszélyek (magyarul GYELV). A gyengeségek olyan belső tényezők, amik nem megfelelően működnek, de az elemzés birtokában képesek lehetünk az erősítésére,jobbítására. Az erősségek olyan belső tényezők, amik bár megfelelően működnek és nem igényelnek változtatást, de a kontroll ezeknél is fontos. A lehetőségeken olyan tényezőket vagy adottságok értünk, amikre építve vagy kihasználva, további előnyöket kovácsolhatunk számunkra. A veszélyek pedig olyan külső tényezők, korlátok, akadályok vagy rossz tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni, és csökkentik a sikereink esélyeit, tehát komoly kockázatot jelentenek céljaink megvalósításában. A stratégia kiértékelése céljából végzett elemzés célja, hogy felismerjük azokat a pontokat, amelyek akár indikátorként akár gátlóként befolyásolhatják a könyvtári stratégiánkat. A kiértékelés során vizsgálnunk kell azt is, hogy milyen következményei vannak a stratégiánkra nézve a SWOT által feltárt információknak, és a könyvtári stratégia alkotásánál milyen területeket érdemes még feltárni.
A célunk tehát a könyvtár működésében feltárni egy adott szolgáltatásban vagy folyamatban és környezetben a lehetőségeket ez által segítve a menedzsmentet a helyes stratégiai döntések meghozatalában. Az analízis során, egy táblázatba rendezve szedjük össze az adott könyvtár erősségeit és gyengeségeit, feltérképezve lehetőségeit és esetleges veszélyeit. A működési összetevők részletes megismerése révén, a SWOT elemzés birtokában magas színvonalat tudunk biztosítani a szolgáltatások terén. Kideríthetjük általa, hogy mik a könyvtárunk erősségei, miben jó az adott részleg és melyik részére lehet építeni a jövőben. Fontos, hogy technológia szempontjából mennyire fejlett, de sokat javíthat a megfelelő szakemberek alkalmazása, vagyis a tudásmenedzsment is. Gyengeségeknek tekinthetők tehát azok a jellemzők, amelyet fejlesztendő területeknek tárnak fel. Ezek a problémás területek, amelyek miatt például elégedetlenek lehetnek az üzleti partnerek, vagy a könyvtárlátogatók, vagy az alkalmazottak. A gyengeségek kialakulhatnak akár az erősségekből is, ha annak mértéke jelentősen visszaesik. A könyvtár erőssége lehet a fejlett informatikai háttér, de a megfelelő szakember gárda hiányában nem tud érvényesülni, vagy a fejlesztés elhanyagolása, révén könnyen a könyvtárunk gyengeségévé is válhat. Minden új hatékonyabb eszköz, vagy módszer révén a szolgáltatás színvonala emelkedhet, tehát a lehetőségek kihasználása jelentősen befolyásolhatja a könyvtár eredményes működését. A könyvtáron belüli meggondolatlan átalakítások, a túl nagy bújtatott létszám, háttérbe szoríthatják a szolgáltatások színvonalát, nem beszélve a könyvtárlátogatói igények nagymértékű változásáról, ami radikális változásokat eredményezhet egy könyvtár működésében. A szakmai képzések hiánya, vagy a szakértelem hiánya, a pénz hiánya, a felduzzasztott létszám, mind a színvonal csökkenését eredményezheti. A SWOT elemzés során egy négy részre osztott táblázatba kerülnek az elemzés eredményei, amiket súlyoznunk és összesítenünk kell. Ezt követően kiválasztjuk az egyes mezőkben szereplő kritikus pontokat, a mezők között pedig logikai kapcsolatot hozunk létre. Fontos a statisztikai adatok metrikus értelmezése, mivel ezek is segíthetik a helyes kép kialakítását, mert csak így kaphatunk képet arról, hogy mik az erősségek? milyen további lehetőségek kiaknázását teszik lehetővé?, mely területeken szükséges a veszélyek elhárítása?, illetve a gyengeségek közül melyek gátjai a továbblépésnek? vagy melyek akadályozzák az egyes lehetőségek kiaknázását?, illetve a veszélyes területek kivédését. A team munka szerepe itt is nagy hangsúlyt kap, hiszen a résztvevők ötleteik révén újabb gondolatokat indíthatnak el a menedzsmentben. Ha nincs arra alkalmas vezető, vagy elfogult esetleg nem kellően felkészült, célszerű független tanácsadót bevonni, aki képes koordinálni és irányítani az elemzés folyamatát, és képes elkészíteni az elfogulatlan összegzést. Általa az átfogó célok, a szervezeti kultúra és a munkavégzés gyakorlata átrendeződik a szolgáltatás színvonalának emelkedése érdekében. A cél, hogy a szükségletek és az igények a leghatékonyabban és a legköltségkímélőbben legyenek kielégítve, maximálisan kihasználva a dolgozók tudását és képességét. A könyvtári munka folyamatos fejlesztésére kell törekedni, SWOT elemzés nélkül csak hibás döntések születnek, amik utólagos fabrikálással már nem javíthatók, de ez a hiba az elemzések révén kivédhető. Az intézményi kultúra formálása révén válhat képessé a könyvtár a szolgáltatás színvonalának emelésére, ami a szemlélet, a gondolkodásmód, és az értékrend terén is változtatást jelent. Ha a meglévő humán erőforrások nem képesek megfelelni a kihívásoknak, akkor vagy le kell cserélni, vagy képzés révén felemelni a megfelelő szintre. Az erőforrások folyamatos korlátozása újabb kihívásokat támaszt a menedzsment elé, aminek megoldása nem egyszerű feladat. A SWOT elemzés révén elvégezhetjük a könyvtár helyzetének pontos felmérését, értékelését, megismerve a belső tényezőket, de a jövő stratégiájának kialakításában meg kell említenem a PEST analízis fontosságát is, ami a külső tényezők felmérését szolgálja, hiszen a politika a gazdaság éppúgy hatást gyakorol a könyvtár jövőjére. A benchmarking segítségével pedig összehasonlíthatjuk szolgáltatásunk színvonalát más hasonló típusú könyvtárral. Hasznos lehet még az Ishikawa-diagramm, ami ok-okozati összefüggéseket tár fel, vagy a Pareto-elemzés az okok metrikus elemzését teszi lehetővé. A mutatók elemzése során a konklúzió levonásának ódiumát az elemző vállalja, a döntés súlyát a vezetőség. A munkafolyamatok koordinálása, csak azok pontos ismeretében lehetséges. A közgondolkodás formálásában, a könyvtár megítélésében jelentős szerepet kap, a szolgáltatások színvonala, a közösségi tér szerepének erősítése, az információs források és a szakirodalom széles palettája. A könyvtárak speciális helyzetéből adódó előnyeinek kihasználása prioritást kell hogy élvezzenek, ehhez hatékony marketing és PR-tevékenység szükséges, aminek alátámasztásában is segíthet a SWOT elemzés.

Mai idézet: "...scientia potentia est..."

Irodalom:
http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/030/egesz%20konyv/1fejezet/1-index.htm (2011)
http://epa.oszk.hu/00100/00143/00012/mikulas_h.html (2011)
http://www.mtak.hu/index.php?name=v_1_2_1 (2011)