2017. február 22., szerda

Excel

Az Excel a legismertebb táblázatkezelő szoftver.

Sokan használják a munkájukban, sokan szeretik, de még többen félnek tőle. Félnek, mert tudják, hogyan oldhatnak meg egy-egy feladatot, akár a munkában, akár iskolai feladatként.


Arra gondoltam, biztosan segíteni tudok a bizonytalanoknak azzal, ha különböző függvényeket bemutatok.


Képlet - zárójel

Ha az Excel függvényeit meg akarjuk érteni, és jól akarjuk használni, akkor emlékeznünk kell több dologra is, amit még az általános iskolában tanultunk számtanból vagy matematikából.


Műveleti sorrend


Számtani műveletek:

·                     összeadás

·                     kivonás

·                     szorzás

·                     osztás

·                     hatványozás

·                     gyökvonás

A számtani műveletek szintenként:

·                     összeadás és kivonás

·                     szorzás és osztás

·                     hatványozás és gyökvonás

A legalacsonyabb szint a felsorolásban elöl szereplő összeadás és kivonás, míg a legmagasabb szintű a felsorolás végén szereplő hatányozás és gyökvonás.


Fontos szabály!  

Mindig a magasabb szintű műveletet hajtjuk végre előbb.


Ez bizony okoz némi galibát, ha nem személyesen, papíron számolunk, hanem egy képletet írunk be a táblázatkezelő cellájába.


A program ugyanis tudja az összes szabályt, amit be kell tartani, míg a felhasználó nem minden esetben.


Van egy másik bölcs mondás, ami az egész számítógépes világban érvényes:


A számítógép nem a szándékaid szerint, hanem az utasításaid szerint működik!


A szándék és a kiadott utasítás nem minden esetben egyezik meg!


Mi a teendő akkor, ha egy képletben nem a szabályok szerint szeretnénk a műveleteket egymás után végrehajtani?

A megoldás a zárójelek használata!

Amit zárójelbe teszünk, azt kell előbb végrehajtani.


Példák:

1+2+4*3=15

(1+2+4)*3=21


5*2-4+3/3 = 7

5*(2-4)+3/3 = -9

5*(2-4+3)/3 = 1,67 kerekítve

5*(2-4+3/3) = -5

5*2-(4+3/3) = 5


Látható, egyáltalán nem mindegy, hova tesszük a zárójelet!


Még egy fontos dolog, ami már a számítógép kezeléséhez tartozik:

a táblázatkezelőben mindig ki kell tenni a szorzás jelét, nem spórolhatjuk meg úgy, ahogyan azt a füzetben megtehettük.

Emlékezzünk: nem a szándékaink szerint, hanem utasításaink alapján végzi el a műveleteket!


A képletekről

Mielőtt függvényekkel foglalkoznánk, meg kell ismerkednünk a táblázatkezelő "gondolkodási módjával".


Valahogyan el kell magyaráznunk a táblázatkezelőnek, hogy mi most a beírt számokkal számolni fogunk. Ezért, amikor számolni szeretnénk, a cellába először az egyenlőség jelet kell beírni.

Az = után következik maga a képlet.


A képletek úgynevezett hivatkozásokat tartalmaznak, méghozzá cellahivatkozásokat, hiszen a táblázat cellákból áll.


A cellák nevüket arról a sorról és oszlopról kapják, melyek kereszteződésében találhatók.

Leírva, elolvasva ez egy kicsit ijesztő, de ha ránézünk egy táblázatra, és látjuk az oszlopok neveit, amik pl. ilyenek: A, B, L, W, AA, stb. A sorokat számok jelölik.

Így, ha azt mondjuk B3, azt azt jelenti, a B oszlop 3. sora. 


Tehát, ha össze akarok adni két számot, akkor több lehetőségem van erre a táblázatkezelőben.

Az egyik, a rosszabb, hogy egy cellába elkezdem írni, a képletet az összeadandó számokkal.

Pl: = 3 + 2 és Enter.

Ekkor összeadom a fenti két számot.


A táblázatkezelőben viszont úgy dolgozunk, hogy két, különálló cellába beírjuk a számokat, 1-1 kerül mindkét cellába, majd egy harmadik cellában helyezzük el a képletet.


Táblázat részlete

Az első két cellában van az a szám, amit össze akarok adni.

A harmadik cellában képlet van.

Ez a képlet a következő: =A1+A2


Mi a különbség a két módszer között, attól eltekintve, hogy az elsőnek nem sok értelme van a táblázatkezelés során?

Amikor cellahivatkozások (A1, A2) szerepel a képletben, akkor nem az éppen aktuálisan a cellában szereplő számokat adom össze, hanem a két cella tartalmát. Ha a 3 és a 2 helyett másik számot írok a cellába, a képlet nem változik, csak a képlet által kiszámított eredmény.


Ha átírom a cellában szereplő számot, a táblázatkezelő automatikusan újraszámolja a képleteket.


Mindig!


Ez a táblázatkezelés egyik legfontosabb tudnivalója, és ezért jó táblázatkezelőt használni.

Nem akarom túlmagyarázni, de gondoljunk arra, amikor hosszú számsor kell összeadni. Asztali, szalagos számológéppel végezve a munkát, minden számot begépelünk, és a műveleti jelet a számok után minden esetben szintén begépeljük.

A végeredményt egy hosszú papírszalagon látjuk, ezen tudjuk ellenőrizni, hogy tévedtünk-e gépeléskor.

Ha valamit elrontottunk, akkor vagy beírjuk újra az összes számot, vagy az összegből levonjuk a hibásan begépelt számot vagy számokat, és helyette, helyettük hozzáadjuk a helyeset.


Ehelyett, táblázatkezelőt alkalmazva az elrontott számot kijavítjuk, és máris az átszámolt összeget látjuk az összeg helyén.


Az Excel függvényeiről

Az Excelben a függvények több kategóriába vannak csoportosítva.

Minden kategória meghatározott függvényeket tartalmaz. Olyan függvény nincs, ami egynél több kategóriába van besorolva.


Tekintsük át ezeket a kategóriákat:

·                     Adatbázisfüggvények

·                     Dátum és idő

·                     Külső függvények

·                     Mérnöki függvények

·                     Pénzügyi függvények

·                     Információs függvények

·                     Logikai függvények

·                     Kereső és hivatkozási függvények

·                     Matematikai és trigonometriai függvények

·                     Statisztikai függvények

·                     Szöveg- és adatfüggvények

Blogunkban a kategóriákból csak néhányat érintünk.


A hétköznapi feladatok során ennyi fajta függvényre nincs szükségünk.

Azt hiszem, bizton állíthatom, hogy nincs olyan ember, aki valamennyi, az Excelben szereplő függvényt tud használni, érti, mire való, mikor és miért használhatjuk.


Egy átlagos irodai munka során a függvénykategóriák felével ha találkozunk, és a kategóriákban szereplő sok-sok függvény közül csak néhánnyal kell megismerkedni.


Azt is tudjuk, egy feladatot sokszor többféleképpen is meg lehet oldani, lehet, hogy két ember ugyanannak a feladatnak a megoldásához más függvényeket használ fel.


Blogunkban azokat a függvényeket mutatjuk be, melyeket gyakran használunk az irodai munkában, melyeket "illik ismerni"

Mozgás a táblázatban

Ha valamelyik cellán állunk, akkor legegyszerűbben a balra-, jobbra- fel- le irány-nyilakkal tudunk másik cellára lépni. 


Másik lehetőség az egérrel való mozgás, majd kattintás a cellára. (mindig azon a cellán vagyunk, 

ami fekete vastag vonallal körbe van kerítve)


Harmadik lehetőség az, hogy billentyűkombinációkat használunk: HOME, END, CTRL+HOME, PAGE UP, PAGE DOWN

Számok beírása táblázatba

Figyeljünk a számok beírására, mert nagyon sok bosszúságtól kíméljük meg magunkat, ha szabályosan járunk el.


Csak magát a számot írjuk be a cellába, akkor is, ha különböző mértékegységeket használunk! 


Kivétel ez alól a Ft, illetve a % jel. 


Tizedes törteknél a magyarban vesszőt használunk, ez az Excelben is így van.

Az alfanumerikus billentyűzetről, és a numerikus billentyűzetről egyaránt működik, és számként észleli a beírt adatot. 

(Alfanumerikus billentyűzet az, amin a betűk vannak, felső sorban a számokkal. Numerikus billentyűzet nem minden gépen van, jobbra található, külön részt képezve a klaviatúrán, olyan, mint egy számológép.)


Szám vagy betű?


A táblázatkezelő a számokat betűként és számként is értelmezheti. Ha pl. azt írom be, hogy 3 m, akkor az betűként lesz tárolva, hiszen csak számot írhatok a cellába, kivétel a Ft és a % jel.


Ha a számot betűként értelmezte a táblázatkezelő, akkor úgy ismerem fel, hogy a cella bal oldalán kezdődik a szöveg, illetve ebben a példában a szám.


Szám és szöveg a cellában


A számokat az Excel a cellák jobb oldalán helyezi el.

Dátum beírása táblázatba

Dátumok begépelésnél az évszám, hónap, nap közé magyar beállítások esetén pontot kell tenni.

A nap után nem kell pont.


A dátumok is a cellák jobb oldalára kerülnek az enter lenyomása után.

Adatok módosítása, törlése


Több lehetőségünk van, mint oly sokszor.


Adatok módosítása: a cellákban lévő adatokat átírhatjuk és javíthatjuk is.

Átírás esetén kijelölés után be kell gépelni az új adatot.


Javítás esetén:

·                     duplán kattintsunk a cellára, vagy

·                     kijelölés után egyszer a szerkesztőlécre, vagy

·                     leüthetjük az F2-es funkcióbillentyűt is.


Adatok törlése: a feleslegessé vált adatot ki tudjuk törölni a kijelölt cellából a DEL billentyű leütésével.

Ekkor nem kell a cellába belekattintani, csak ki kell jelölni a cellát, vagyis a vastag vonal körben a törlendő tartalmú cellán legyen.

A cella méretének változtatása

A cella szélessége alapértelmezés szerint 9 karakter. Ha írunk a cellába, akkor látjuk a teljes szöveget, ha az Entert is lenyomtuk. Amikor viszont a jobb oldalon következő cellába is írunk, a túlnyúló szöveg eltűnik.


A cella (oszlop) szélessége legfeljebb 255 karakter lehet.


Beállítás: Formátum - Oszlop - Szélesség


Itt adjuk meg az oszlop szélességét. Ezt karakterekben értjük.


Egérművelettel is lehet méretezni az oszlopok szélességét.


Vigyük pl.. az A és B oszlopot jelölő szürke téglalapok közé az egérmutatót! Az egérkurzor alakja megváltozik, kettős nyíl alakú lesz! Nyomjuk le az egérgombot, tartsuk lenyomva, és kezdjük el jobbra mozgatni az egeret! Ha elértük a kívánt szélességet, engedjük el az egérgombot!


Hasonlóan változtatható a sorok magassága is.


Menüből a sorok magassága a Formátum - Sor - Magasság menüpontban állítható. Maximális sormagasság: 409 pont.

Tartományok, és kijelölésük

A tartományok megadása, a főátló végpontjához tartozó két cellacímmel történhet, amelyet az EXCEL-ben egy kettőspont (:) választ el egymástól 

Egyszerűbben szólva: meg kell adni a tartomány bal felső és jobb alsó cellájának a nevét, amit egymástól kettősponttal választunk el.



Tartomány



A táblázaton látható tartomány a B5:D8 kifejezésekkel azonosítható.


·                     oszloptartomány: C5:C8

·                     sortartomány: B6:D6 

·                     cellatartomány: B5:B5


Tartományok kijelölése


Billentyűzet segítségével a SHIFT billentyűvel és az irány-nyilakkal történik.


Egérrel: az egér bal gombjának a nyomva tartásával mozgatva.


Kijelölés eltüntetése


A kijelölés eltüntetéséhez kattintsunk bármelyik cellára, vagy üssük le valamelyik kurzormozgató billentyűt!

HOSSZ - karakterszámláló

Szükségünk lehet arra az információra, hogy egy-egy cellában milyen hosszú szöveget tárolunk.

Például, szeretnénk egy új adatbázis készíteni, de nem tudjuk, milyen hosszú szövegnek kell elférnie egy mezőben.

Ehhez kaphatunk segítséget a HOSSZ függvény használatával.


A HOSSZ függvény a szöveg karakterekben mért hosszát adja eredményül. Ne feledjük, a szóközök is karakternek számítanak!


A függvény használata:


HOSSZ függvény használata

Azonos-e két szöveg?

Lélekölő munka, ha két oszlopban végig kell vizsgálnunk, hogy minden nevet, elnevezést, vagy más szöveget jól írtunk-e.

Lehet, nem is a jóságot nézzük, hanem azt, hogy a két oszlopban levő szövegek betűről betűre megegyeznek-e.

Ezek nem csak értelmes szavak lehetnek, hanem karaktersorozatok, kódok, képletek, bármi.


Ezt a feladatot is el tudja végezni az Excel.


A használt függvény az AZONOS függvény.


Ha két karaktersorozatot összehasonlítunk, akkor nem számot kapunk eredményül, hanem azt, hogy azonos-e a két szöveg vagy sem. Ezt viszont nem így jelzi nekünk az Excel, hanem logikai értékkel. Vagyis, ha a két összehasonlított karaktersorozat mindenben megegyezik, akkor az érték, amit kapunk az IGAZ, ha pedig bármilyen eltérés van a két cella tartalma között a HAMIS értéket írja ki.


A függvény használata:


AZONOS függvény használata


A képen is látható, hogy a kis és nagybetűk eltérésére is érzékeny, és természetesen a szóközök különbözősége is hamis eredményt fog adni.

Nem értelmet néz, hanem azt, hogy betűről betűre megegyezik-e a két karaktersorozat.

Szöveg összefűzése

Előfordul, hogy különböző cellákban levő szöveget kell egyesítenünk, akár úgy is, hogy még plusz szöveget is írunk mellé.


Erre a feladatra az ÖSSZEFŰZ nevű függvényt használhatjuk.


Hogyan működik?


ÖSSZEFŰZ (szöveg1;szöveg2;...) ahol a szöveg1, stb helyére az összefűzni kívánt szöveget tartalmazó cella hivatkozása kerül. Szöveget is írhatunk közé, számokat is, sőt a szóköz is karakter, tehát azt is.


A függvény használata:


Összefűz függvény működése


A mintán látszik, hogy az argumentumokat pontosvesszővel kell elválasztani egymástól, és ahol az üres karaktert látjuk, az a szóköz, ami idézőjelek közé kerül.

TNÉV függvény

A TNÉV függvény segítségével a szavak első betűjét nagybetűssé, többi betűjét pedig kisbetűssé alakíthatjuk.


Mikor van erre szükség?

Például a vÁLTÓ eSET-ben, vagyis, amikor véletlenül lenyomva maradt a caps lock, és úgy írtuk be az adatokat.


Az is lehet, valamilyen alkalmazásból hoztunk át adatokat, ahol csak kis vagy nagybetűt használtak.


A függvény használata:


TNÉV függvény használata


A függvény a karaktersorozat első betűjét, valamint a nem betű után álló betűket nagybetűsre változtatja. Az összes többi betűt kisbetűssé alakítja.

Amire ma már van függvény - NAPOK

Az Excel igen sok verziója van használatban jelenleg is. A régebbi verziókban kevesebb függvény volt, ezért egy új verzió birtokba vételekor érdemes megnézni, milyen függvények vannak.

Természetesen az ember nem néz végig több száz függvényt, de a gyakran használtakat és azok kategóriáit érdemes böngészni.


Kedvenc szórakozásom, hogy a legnagyobb nyári forróságban tájékoztatom ismerőseimet arról, hány nap van karácsonyig. Már évek óta jelzem a a 150 napot. Idén már hamarabb szóltam, mindenkinek legyen ideje felkészülni. :-)


Azt, hogy két dátum között hány nap van, egyszerű módszerrel ki lehet számolni.

Egy cellába beírjuk az egyik dátumot, egy másikba a másikat. Egy harmadik cellába kerül a képlet.

Egyenlőségjel után hivatkozunk a későbbi dátumra, és kivonjuk belőle a korábbi dátumot.


Két nap között levő napok számát számoljuk



A képlet



 Ekkor dátum formátumban kapjuk meg az eredményt.

Ezen cellaformázással tudunk javítani. Tehát formátum/cellák/szám.


dátum átalakítása számmá

A formázás után ezt látjuk:



Cellaformázás után a dátumból szám lett

Az Excel 2011-től kezdve azonban más módszer is van.

A NAPOK függvény. Lényegében ugyanazt csinálja, mint amit fentebb bemutattam, csak nem kell a dátum formátumot átalakítani, mert számként adja meg az eredmény.


Használata két módon lehetséges:

1.                Beírjuk a dátumokat a képletbe pl így: =NAPOK("16/12/24";"16/02/04")

Figyeljünk arra, hogy idézőjelek között legyen a dátum, az elválasztó pedig pontosvessző

2.                Cellahivatkozásokkal =NAPOK(A2;A1)Először a végdátum cellája, utána a kezdődátum cellája következik.

A NAPOK függvény használatakor az eredményt számként kapjuk meg, itt a 324-et.

Az Excel függvényeiről

Az Excelben a függvények több kategóriába vannak csoportosítva.

Minden kategória meghatározott függvényeket tartalmaz. Olyan függvény nincs, ami egynél több kategóriába van besorolva.


Tekintsük át ezeket a kategóriákat:

·                     Adatbázisfüggvények

·                     Dátum és idő

·                     Külső függvények

·                     Mérnöki függvények

·                     Pénzügyi függvények

·                     Információs függvények

·                     Logikai függvények

·                     Kereső és hivatkozási függvények

·                     Matematikai és trigonometriai függvények

·                     Statisztikai függvények

·                     Szöveg- és adatfüggvények

Blogunkban a kategóriákból csak néhányat érintünk.


A hétköznapi feladatok során ennyi fajta függvényre nincs szükségünk.

Azt hiszem, bizton állíthatom, hogy nincs olyan ember, aki valamennyi, az Excelben szereplő függvényt tud használni, érti, mire való, mikor és miért használhatjuk.


Egy átlagos irodai munka során a függvénykategóriák felével ha találkozunk, és a kategóriákban szereplő sok-sok függvény közül csak néhánnyal kell megismerkedni.


Azt is tudjuk, egy feladatot sokszor többféleképpen is meg lehet oldani, lehet, hogy két ember ugyanannak a feladatnak a megoldásához más függvényeket használ fel.


Blogunkban azokat a függvényeket mutatjuk be, melyeket gyakran használunk az irodai munkában, melyeket "illik ismerni".

Táblázat nyomtatása

A táblázatok nagy részét ki is nyomtatjuk.

A táblázat nyomtatása gyakran nehéz feladat elé állítja a felhasználót.


Mi történhet?

A táblázat túl nagy, nem fér el egy oldalra.


Ez a leggyakoribb probléma.


Mit tehetünk?


Mint minden esetben, itt is több lehetőségünk van!


Nézzük át a táblázatot, lehet-e a sorok, oszlopok méretét csökkenteni? Ha azonos szélességű oszlopok kellenek, akkor ez az út nem járható.

Ha a megnevezés oszlop tartalmaz szöveget, a többi csak számokat, akkor nézzük meg, lehet-e ezek szélességét csökkenteni, akár úgy, hogy mind ugyanolyan széles legyen.

Ekkor gyakran az oszlop fejléce a problémás, mert a szöveg túl hosszú.

Az oszlop fejlécének szövegét tördelhetjük több sorba, máris keskenyebb oszlopunk lehet.

Az Excelben lehet a szövegirányon is változtatni, tegyük az oszlopok megnevezését függőleges irányúvá.


Másik megoldás, amit főleg akkor érdemes alkalmazni, ha csak éppen egy picit nyúlik át a táblázat másik oldalra az, hogy az oldalbeállításoknál az egy oldal széles, egy oldal magas lehetőséget.


Oldalbeállítások párbeszédablak


Ugyanitt tudunk a margókon is állítani, a Margók fülön. 1,5 cm-es margó még szép eredményt mutat.

Lehet, hogy a táblázat csak keresztben nem fér el egy oldalon, viszont a hossza csak néhány sor.

Ekkor jó megoldás a tájolás megváltoztatása állóról fekvőre.


Túl kicsi táblázatot meg tudunk növelni, ha a nagyításnál az eredeti méret 100% helyett nagyobb számot írunk be.

Természetesen, ha a táblázatunk túl nagy, itt is tudjuk a méretét csökkenteni, a 100% helyett kisebb szám beírásával.


Érdemes azt is megnézni, mekkora betűmérettel készült a táblázat. a 10 pont még olvasható. Ha a 12 pontos betűméretet 10-re csökkentjük, az egész táblázat kisebb lesz, vigyázat, az oszlopszélességeket ilyenkor igazítani kell, mert hiába kisebb a betű, ha ugyanolyan széles oszlopban található!


A fenti lehetőségeket kombinálni is lehet!

Függvényvarázsló vagy beírás

Az Excel millió függvényét a varázsló segítségével könnyedén (?) be tudjuk állítani.


Az egyszerűbb függvényeket megtanulva, gyorsabban tudunk dolgozni.


Például, a SZUM függvény használható úgy is, hogy

1.                az ikonok közül kiválasztjuk a jelét, és egérrel megmutatjuk, miket is kell összeadnia.

2.                a függvények közül választjuk ki a nevét, de ezt így minek. :-)

3.                a szerkesztőlécre begépeljük a =SZUM -ot, majd zárójelben megadjuk a cellahivatkozásokat. Pl. A1:A34. A tartományt kettősponttal választja el az Excel.



A begépelős megoldás ismerete akkor is hasznos, ha az egerünk nem túl jól, vagy  a laptopon a tapipad használata nehézkes.

Táblázat alapszinten

A függvények jó dolgok, de mit tegyen, aki még csak alapszinten ismeri a táblázatkezelőt, és táblázatait is éppen csak el tudja készíteni.


Hogyan készítsünk táblázatot?


1. Először gondoljuk végig a feladatot.

·                     Mit is kell táblázatba foglalni?

·                     Mit szeretnénk elérni?

·                     Számolni kell majd?

·                     Diagramot akarunk készíteni?

·                     Továbbításra kerül az adat?

·                     Nyomtatni kell?



2. Amikor már látjuk, hogy kell felépülnie a táblázatnak, kezdhetjük a munkát


·                     A táblázatban sorok és oszlopok vannak, az adatokat a cellákban helyezzük el. 

·                     Mi kerüljön oszlopba és mi a sorokba?

·                     A sorok és oszlopok elnevezése után kezdhetjük az adatok beírását.

·                     Az adatok számok, betűk lehetnek.

·                     A számokat formázzuk, ha a kg, óra, Ft vagy más mértékegységet akarunk mellé írni!

·                     Az adatok beírása után a képleteket, függvényeket helyezzük el. 

·                     Ezek után foglalkozhatunk a külsővel is, tehát oszlopszélesség beállítása, keretezés, címek kiemelése.

·                     A nyomtatási beállításokat a táblázat elkészülte után nézzük meg, és módosítsuk.



A fentiek munkaműveletek egy egyszerű táblázatkezelési feladatra vonatkoznak. Legalább ennyit ismernie kell annak, aki táblázatokat készít az Excelben.


SZUM függvény - összeadás

Ez a legegyszerűbb függvény. Ha a középiskolai tanulmányainkra visszagondolunk, akkor csodálkozhatunk is, ez miért függvény, hiszen ez egy egyszerű összeadás.


Az Excel mindent, amikor számítást végez, és ahhoz valamilyen képletet használ fel, függvénynek nevez.


A SZUM függvény számokat fog összeadni.

Számokat, ezt azért érdemes kiemelni, mert nem minden szám, ami annak látszik.


A számok beírásáról részletesen itt lehet olvasni: 


SZUM függvény




A SZUM függvény azért is különleges, mert még ikonja is van, a szumma jel. Ʃ

Az eszköztáron is megtaláljuk.

Tehát a Ʃ jelet kell megnyomnunk, és ekkor látjuk a kijelölést, amit a képen a szaggatott vonal jelez.

Azt akarja összeadni az Excel, amit kijelölt. Ha ez nekünk megfelel, akkor megnyomjuk az Entert, és készen is vagyunk.


Lehet, hogy nem jó számokat jelölt ki, akkor nekünk kell a kijelölést elvégezni.

Vagy tartományokat jelölünk ki, ahogy itt olvasható, vagy egyesével kijelöljük az összeadandó számokat. Közben a Ctrl billentyűt is nyomni kell, mert akkor tudunk egyszerre több dolgot is kijelölni.


Leírva bonyolultabb a használata, mint a gyakorlatban.

A képen látható maga a képlet is.

=SZUM(A1:A3)

Jelentése:

minden képlet, függvény egyenlőség jellel kezdődik, tehát ez is.

SZUM a függvény neve

zárójelben az Excel által argumentumoknak nevezett dolgok vannak. Magyarul, azoknak a celláknak az elnevezése, amelyekben azok a számok vannak, amiket össze akarunk adni.

A1:A3 egy tartományt jelez, bal felső sarok az első rész, itt A1,  a jobb alsó sarok pedig az A3, a : után látható.


Ha a beírt számokat megváltoztatjuk, az Excel átszámolja a függvényt, és azonnal az aktuális összeget fogjuk látni.


SZUMHA - összeadás másképpen

Gyakran előfordul, hogy nem minden számot szeretnék összeadni egy oszlopban, csak azokat, amelyek megfelelnek valamilyen feltételnek.


Például szorgalmasan írjuk a kiadásainkat, és tudni szeretnénk, mennyi pénzt szórunk el butaságokra, amik nem kerülnek 100 Ft-ba sem.


Meg tudjuk mondani az Excelnek, hogy a számok közül csak azokat adja össze, melyek kisebbek, mint 100.


Nem kell a listát rendezgetni, és egyéb trükköket alkalmazni, mert erre találták ki a SZUMHA függvényt.


A fenti példa megoldásakor így néz ki a SZUMHA függvény:


=SZUMHA(A1:A39;<100)


Tehát az A oszlop első 39 cellájában megkeresi azokat a számokat, amik kisebbek, mint 100, éa össze is adja azokat.


A zárójelben a tartomány megadása után egy pontosvessző van, ez az Excelben a listaelválasztó. Utána relációs jelekkel megadjuk a feltételt.


A függvényeket varázsló segítségével is használhatjuk, de nem árt, ha értelmezni tudjuk, mi szerepel a képletben.

A képleteket a szerkesztőlécen tudjuk szerkeszteni, átírni. Ha tudjuk, mit és hogyan, milyen sorrendben kell beírni a képletbe, akkor azt nyugodtan megtehetjük a szerkesztőlécen is. Eredménye ugyanaz lesz, mintha a varázslót használtuk volna.


Tehát a SZUMHA függvény valamilyen feltételnek megfelelő számokat ad össze a kijelölt cellákra vonatkozóan.


ÁTLAG - Átlagolás táblázatkezelőben

Az átlag mindenki számára ismerős, magyarázni nem kell sokat.


Kíváncsiak lehetünk arra, hogy naponta átlag hány forintot költünk, hogy havonta átlag hány köbméter gáz fogy el, stb.


A lényeg, az összegyűjtött adatok alapján számoljuk ki az átlagos költést, fogyasztást, stb.


Emlékszünk, az általános iskolában is tanultuk a módszert: összeadjuk az átlagolandó számokat, majd elosztjuk annyival, ahány számot átlagolunk. Ez a számtani átlag.


Az Excelben egy kicsit másként kell megadni az argumentumokat, de ez azt jelenti, tudnunk sem kell, hogyan kell átlagot számolni. Azt a függvény tudja, egy feladatunk van, kijelölni azokat a cellákat, amiket az átlagszámításnál figyelembe kell venni.


Átlagfüggvény



Az átlag kiszámítva

      

A bal oldali képen az átlagfüggvényt látjuk. A függvény neve után zárójelben az argumentumok, vagyis az a tartomány, melyben az átlagolandó számok vannak.


A jobb oldalon azt látjuk, amikor már kiszámolta az Excel az előbbi képletet.

DARAB - számokat tartalmazó cella

A DARAB függvény arra való, hogy megszámolja, a kijelölt területen hány olyan cella van, ami számot tartalmaz.

Csak a számokat veszi figyelembe, dátumot sem!


Darab függvény

A képen a szerkesztőlécen látható a függvény, az A6 cella a függvény eredményét mutatja.

DARAB2 - Ez is számlál

A DARAB2 függvény nagyban hasonlít a DARAB függvényre, de itt a kijelölt területen a nem üres cellákat és értékeket számlálja össze. 


DARAB2 függvény


A függvény minden adattípust értéknek tekint, még az üres szöveget ("") is. Az üres cellákat viszont  nem veszi értéknek.

Ha nem kell logikai értékeket, szöveget vagy hibaértéket számlálnunk, használjuk a DARAB függvényt!

DARABTELI - feltételekkel

A DARABTELI függvény is számlál. A kijelölt cellákban megszámlálja, hány olyan cella van, ami megfelel a megadott feltételnek.


Darabteli függvény

Az A1:A5 tartományban vizsgáljuk meg, hány olyan cella van, ami 5-nél nagyobb értéket tartalmaz.


A függvény használatakor két dolgot kell megadnunk.

Az első az a tartomány, ahol meg kell számlálni a cellákat, melyek megfelelnek a második részben megadott feltételnek (kritériumnak), jelen esetben annak, hogy >5.


A függvény általánosan így írható le: =DARABTELI(tartomány;kritérium)


Darabteli, szöveges feltétellel

Nem csak számokat lehet megadni feltételként, hanem szöveget is.

DARABÜRES - Az üresek fontosak

A DARABÜRES függvény az üres cellákat számolja össze a tartományban. A nulla is érték! 


Darabüres függvény használata


Azokat a cellákat is figyelembe veszi, melyek képletet tartalmaznak, és az eredmény üres cellát eredményez.

Például, a cella azt tartalmazza, írjon ki egy számot, ha teljesül egy feltétel. Amennyiben ez a feltétel nem teljesül, akkor nem ír ki semmit, vagyis a DARABÜRES függvény szempontjából ezt a cellát is bele kell számítani az üres cellák közé.

MAX - legnagyobb szám

A MAX függvény nagyon egyszerű dolgot tud, a kijelölt cellákban levő számok közül kiválasztja a legnagyobbat.


Nem kell lebecsülni mégsem, mert ha nem 5-6 szám közül kell kiválasztani a legnagyobbat, hanem mondjuk 27-ből, és ezek a számok nem egy jegyűek, hanem mondjuk 4-5 jegyűek, akkor ezt ránézésre nem fogjuk megmondani.


Maximum függvény használatban

Ez a függvény a számok között keresi a legnagyobbat, üres cella, logikai érték, szöveg figyelmen kívül lesz hagyva.

MIN - legkisebb szám

A MIN függvény, nagyon egyszerű dolgot tud, a kijelölt cellákban levő számok közül kiválasztja a legkisebbet.


Nem kell lebecsülni mégsem, mert ha nem 3-4 szám közül kell kiválasztani a legkisebbet, hanem mondjuk 19-ből, és ezek a számok nem egy jegyűek, hanem mondjuk 4-5 jegyűek, akkor ezt ránézésre nem fogjuk megmondani.


Minimum függvény használata


Ez a függvény a számok között keresi a legkisebbet, üres cella, logikai érték, szöveg figyelmen kívül lesz hagyva.

MÉRTANI.KÖZÉP - számoljunk mértani közepet

A MÉRTANI.KÖZÉP függvény pozitív számokból álló tömb vagy tartomány mértani középértékét adja meg.


A függvény a kijelölt területen szereplő értékek közül csak a számokat használja, az üres cellákat, logikai értékeket, szöveget és hibaüzeneteket figyelmen kívül hagyja, de a nullát tartalmazó cellákat számításba veszi.


Fontos!

Ha bármelyik argumentum ≤ 0, akkor a MÉRTANI.KÖZÉP a #SZÁM! hibaértéket adja eredményül. 


Mértani közép számítása


A mértani közép kiszámítása


Az  nem negatív számok G mértani közepe:


A mértani közép számításának képlete

MEDIÁN - középső érték

A MEDIÁN függvény adott számhalmaz középső értékét adja meg.


A medián a számhalmaz középső értéke, a számok fele ennél kisebb, másik fele pedig nagyobb.

Tehát nem átlagol, hanem a kijelölt területen megkeresi azt a számot, aminél a számok fele kisebb, a számok másik fele pedig nagyobb.


Medián függvény használata

A függvény csak a számokat használja, az üres cellákat, logikai értékeket, szöveget és hibaüzeneteket figyelmen kívül hagyja, de a nullát tartalmazó cellákat számításba veszi.


Ha a számhalmazban a számértékek párosan fordulnak elő, akkor a MEDIÁN a középső két szám átlagát fogja eredményül adni.


Nézzük példán:


Páros elemszám esetén: 1 2 5 4 5 3 4 2 1 5 3 4

A rendezett sokaság:  1 1 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5

A medián a középső elemek számtani közepe:  3,5

Páratlan elemszám esetén: 1 2 5 4 5 3 4 2 1

A rendezett sokaság: 1 1 2 2 3 4 4 5 5

A medián a középső elem: 1 1 2 2 3 4 4 5 5

MÓDUSZ - a leggyakoribb

A MÓDUSZ függvény a kijelölt tartomány leggyakrabban előforduló értékét keresi meg.

Az érték csak szám lehet!


A MÓDUSZ függvény az üres cellákat, logikai értékeket, szöveget és hibaüzeneteket figyelmen kívül hagyja, de a nullát tartalmazó cellákat számításba veszi. 

Ha az adathalmazban nincs két egyforma adatpont, a MÓDUSZ függvény a #HIÁNYZIK hibaértéket adja eredményül. 


Módusz függvény használata

Statisztikai számításokban gyakran az alábbi három függvényt együtt használják. 

Melyik mit tud?

·                     A módusz a leggyakrabban előforduló érték,

·                     a medián a középső érték,

·                     az átlag pedig a középérték.

Miért használnak több módszert a számításokhoz? Azért, mert az adathalmazról egy mérőszám nem ad teljes információt.

ABS - a szám nagysága  A számok lehetnek negatívak és pozitívak.

Ha a szám nagysága érdekel minket, akkor a szám abszolút értékét kell csak néznünk, vagyis a számot előjel nélkül.

ABS függvény használata


ABS(szám)

Az ABS függvény egy szám abszolút értékét adja eredményül, ami maga a szám, előjel nélkül. Szám:   az a valós szám, amelynek az abszolút értékét keressük. Fontos: csak számnak van abszolút értéke!