Egyre több könyvtárban előfordulnak olyan egyedi, egyszeri munkák, amik elvégzése csak projekt tervezéssel valósítható meg. Ilyen esetekben a feladat végrehajtására egy teamet kell létrehozni. Egy projekt megvalósítása során számtalan olyan nem várt tényező jelentkezhet, ami az általunk megtervezett projekt sikerét veszélyeztetheti. A projektnek pontosan meg kell fogalmaznia, hogy ki felelős az előkészítésért és a kivitelezésért. A siker kulcsa a részletekben van. Ha a projekt vezetője túl szűkösre tervezi az erőforrásokat, az súlyos hiba, mert így nem lesz később lehetősége a kényszerítő körülményre reagálni és módísátosak eszközölni, más szóval ha alul tervezzük a projektünket, nem marad szabad kapacitás vagy elég idő a projektfeladatok átszervezésére, vagyis kifuthatunk az időből. Történhet persze olyan vis maior, elháríthatatlan körülmény is, ami a projekt bedőlését okozza. Ilyen esetben új projektet kell tervezni, belekalkulálva minden olyan tényezőt, amely valamely módon hathat a környezetre, a project sikerére. Egyedi, egyszeri munkákról van szó, tehát jól körülhatárolt célokkal, rögzített határidőkkel, előre meghatározott emberi erőforrással és eszközökkel végezzük el a feladatot. Jól meghatározható feladatokat kell adni a projekt tagjainak, tudatosítani bennük a célokat és ismertetni a nélkülözhetetlen lépések sorrendjét. A tervezés során célszerű egy alapos helyzetelemzést végezni, felkutatni a végrehajtáshoz legalkalmasabb résztvevőket. Jól kell ismerni a résztvevők képességeit, teherbírását, problémamegoldó képességét. A jó projekt cél-orientált, megfelel a stratégiai elvárásoknak, könnyen megvalósítható jól átgondolt, következetes tervezést igényel, eredményei a folyamat közben is mérhetőek és reális költségvetéssel bír. Ha a résztvevők számára a feladatok megosztása világos és egyértelmű, és ismerik a kockázati tényezőket és a rész célokat, határozottabban aktívabban vesznek részt benne. A sikertelenségének oka gyakran az, hogy a résztvevők hatáskörének meghatározása nem megfelelő, nem tájékoztatják kellőképpen a munkacsoportot a problémákról. Ha nem megfelelően végezzük az adminisztrációt és irreális költségeket tervezünk, vagy alultervezzük, eleve halálra van ítélve a projekt, de ide kell sorolnom azt az esetet is, amikor a team számára nem világosak a közös célok, mert akkor is bedőlhet a projekt. A projekt életciklusának pontos ismerete, az ütemezés és az időkorlátok helyes meghatározása stratégiai jelentőségű, mivel a határidők betartása nem mindig sikerül, így az esetleges csúszások bekalkulálása révén még megmenthetővé válik a projektünk. A team tagjainak együttműködése és a folyamatos kommunikáció sem elhanyagolható szempont a siker érdekében. Csak olyan személyeket szabad beválogatni a munkacsoportba, akik képesek a csoportmunkára, nem rivalizálnak, együtt tudnak működni a vezetővel és a többiekkel a közös cél érdekében. Minden közreműködő a saját területéért felelős. Hasznos lehet a résztvevők rugalmassága, egymáshoz való alkalmazkodási képessége és a pontosság. A fázishatárokon mindig legyenek mérföldkövek. Minden fázisának jól definiált célja legyen. A monitoring ha ritka, akkor későn vesszük észre az elcsúszást, ha sűrű akkor zavarhatja a team munkáját. A fontosabb mérföldköveknél mindenképpen célszerű beépíteni a kontrollt, hiszen a visszacsatolások révén a team tagja is tisztában vannak azzal, hogy hol tart a másik. A túl összetett projekteket célszerű részegységekre bontani, a könnyebb koordináció az áttekinthetőség és ellenőrzés végett is. A résztevékenységekre bontás során célszerű az időigényének becslésekor 30%-al felül kalkulálni, a logikai kapcsolat helyes felépítésére odafigyelni, a technikai és a humán erőforrásigény helyes megválasztására, a résztvevők erőforrásának kiegyenlítésére nagy hangsúlyt kell fektetni, lehetőleg kerülni mind az erőforrás-korlátos tervezést és az időtartam-korlátos tervezést. A költségek tervezése is erőforrásigény meghatározó tényező, ezért komoly jelentőséggel bír a siker érdekében. A projekt során meghatározott indikátorokkal szembeni két legfontosabb elvárás a konzisztencia illesztés és eloszlás, valamint a kvantifikálás vagyis számokkal való kifejezés, ami egzakt egyértelmű ellenőrzést biztosít a vezető számára. A kommenzurábilisan kifejezett információ elfogulatlan
összehasonlítást biztosít, amely alapján a vezető objektív döntéseket hozhatnak homogén kritériumok alapján. A kellő időben nyújtott input indikátorok ösztönző szerepe sem elhanyagolható, hiszen a legfontosabb input a pénz, de a részeredmények is fontosak mint output indikátorok hiszen azok is hatnak a team eredményességére.(eredmény indikátor, hatás indikátor) Minden olyan cselekvési modell, amely folyamatok és hatások egymásba kapcsolódását feltételezi valamilyen céllal születik egy adott feltételrendszerben. Ismernünk kell az alap szituációt, a lehetőségeinket (emberi és eszköz),képességeinket és a körülményeket. A folyamat során fontos cél a feladat körvonalazása, előkészítése, megvalósíthatósági elemzés készítése, az alapos tervezés, a projekt aktiválása, pontos kivitelezése, ellenőrzések beiktatása és a befejezés után az értékelés és az elemzést követően a konklúzió levonása.
Mai idézet: "...Artes omnes perdocet paupertas..."
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése