A hivatalos levél tartalmi és formai követelményei
levél tárgyát,
a levél írásának célját és azt, hogy
ki a címzett
a címzett és a levélíró közötti kapcsolat,
a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet
bárki a címzett, kötelező az udvarias forma
Követelmények Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás.
Legyen könnyen áttekinthető.
Kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat.
Derüljön ki a hivatalos levélből
a levél célja,
mit vár el,
mit ajánl a levél írója
Formai követelmények levélpapír boríték
A/4 méretű famentes levélpapír,
céges fejléc
logo, embléma,
cég pontos név és cím,
levelezési cím, postafiók,
netes elérhetőség, telefon és fax
boríték
igényes, céges, zárt vagy ablakos
A levél részei és kivitelezése
Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus,
tömbforma (magyar szabvány szerint)
első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír,
levél minden sora a levél margójánál kezdődik,
1-1,5 sortáv A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben.
francia forma:
egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm,
dátum a levél alján
elköszönés és aláírás jobb oldalon,
akár 2-es sortáv
A hivatalos levél formája
Céges papír
Küldő (név, cím, tel/fax)
Címzett Hivatkozási szám
Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telefon/faxszáma)
Tárgy
Megszólítás
(ezt helyettesítheti a T. cím)
Az üzenet szövege
Keltezés (város megjelöléssel)
Elköszönés
Aláírás
Mellékletek
Fogalmazási és stílus követelmények
rövid fogalmazás
személy szóljon személyhez
az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen
általában ÉN helyett MI
mindig udvariasan
nyelvhelyesség kötelező
magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk
egy gondolat – egy bekezdés
fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek
pozitív kifejezéseket
passzív mondatrészek kerülése
fölösleges szavak kerülése
rövid mondatok
hibás szókapcsolatok kerülése
címzés lényegre törő, megszólítás udvarias legyen
Gyakori hibák a címzéstévesztés
pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál
a címzett nevének, beosztásának helytelen írása
pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó
így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!
ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak
vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani;
előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;
Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái egy vállalatnál
Értesítés
valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről
Pl.: ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál
Felszólítás Kifogásolás Engedélyező
Pl.: Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. (Itt szankciók is megjelenhetnek.)
Kifogásolás
Pl.: Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő.
Engedélyező
Az engedélyezések számos fajtája létezik.
Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is.
Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.
Igazolás Meghatalmazás Gyakori levélforma az igazolás.
Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki.
Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól.
Meghatalmazás
A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat.
A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon.
A meghatalmazás tartalmazza a
meghatalmazott nevét,
a meghatalmazás tárgyát,
a jogosultságot,
a meghatalmazás érvényességi idejét,
a kiállítás dátumát,
a meghatalmazó és meghatalmazott adatait.
Fellebbezés Bejelentés
Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt.
A határozat megváltoztatását akkor lehet kérni, ha az indokokkal alátámasztható.
Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő.
Bejelentés
a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára
természetesen a bejelentés szóban is történhet
ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.
Panaszlevél Feljegyzés
A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél.
Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő.
Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz.
A névtelen levelekkel nem foglalkoznak.
Feljegyzés
A feljegyzés gyakori ügyirat.
Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére.
Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette
Jegyzőkönyv
A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen.
A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát.
Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése